Copias de Seguridad: ¿Por qué hacerlas?

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En Informática al hablar de copias de seguridad o backups nos referimos al proceso que se realiza para poner a salvo el conjunto de archivos que por su importancia merecen ser conservados. Un proceso que puede ser tan sencillo como copiar en un pendrive, por ejemplo, la información del programa de gestión de nuestra empresa. ¿y por qué tengo que hacerlo?

Cuando vemos nuestro ordenador, tablet o teléfono móvil en funcionamiento pensamos que jamás se van a averiar. Como se suele decir coloquialmente la ciencia ha avanzado mucho y pensamos que estamos a salvo de averías. O en el peor de los casos pensamos que eso a nosotros no nos va a pasar. Esto no es así, cualquier otro dispositivo electrónico se avería. A nivel hardware, el disco duro o la fuente de alimentación se han roto. A nivel software, el virus de moda me ha infectado el ordenador. Cuando estas averías afectan a las unidades de almacenamiento (discos duros, lápices de memoria, memorias sólidas o los casi extinguidos disquetes) la perdida de información suele ser lo más común. Si esa perdida incluye archivos irrepetibles (facturas a proveedores y clientes, documentos o incluso las fotos de las vacaciones en la montaña) tenemos un problema, una perdida de información sensible.

Partiendo de esta premisa (los ordenadores se averían) se hace más que necesario realizar copias de seguridad periódicas para evitar los lamentos tras las perdidas de información. Aquí surgen muchas preguntas, de las cuales alguna de ellas os quiero responder:

– ¿Debe ser dificil hacer copias de seguridad?

No. Como decía al principio, guarda la información del programa de gestión además de en el disco duro en un pendrive o un DVD. Con esto ya sería más que suficiente. Y tan sólo tenemos que aplicar las acciones “copiar” y “pegar” de nuestro sistema operativo que prácticamente todos sabemos usar.

– ¿Yo pensaba que había que usar un programa para hacerlas?

Existen programas e incluso módulos en las suites de seguridad que las hacen por nosotros. La mayoría son fáciles de manejar y programar (pedirle al programa que haga una copia en un momento concreto). Todo depende de la cantidad de información que se genera en un periodo de tiempo. Me explico, no es lo mismo una empresa que factura a diario que un ordenador personal que hay días que ni se enciende.Copias de Seguridad - Backup

– Yo tengo en el disco duro dos particiones (básicamente, un único disco físico dividido en dos trozos) y hago las copias de seguridad en la segunda partición.

No es un método aconsejable ya que ambas copias están en el mismo soporte físico. Si el disco duro se avería se pierden ambas copias, mal asunto.

– ¿Tengo que hacer la copia del disco completo o sólo de mis cosas?

Yo suelo aconsejar en entornos pymes hacer copia de nuestros documentos y no del conjunto del disco. De los programas solemos disponer de sus soportes de instalación y por tanto no forman parte de una pérdida especialmente preocupante. En el caso de grandes empresas con infraestructuras más complejas hay que tomar en ocasiones otras medidas.

– ¿Con qué frecuencia debo hacer las copias?

Una de las preguntas del millón que ya introducía antes. Depende de la frecuencia con la que se crea información nueva o se modifica la antigua en tu ordenador. Si esta mañana has cerrado el ejercicio contable o hecho las facturas del mes de todos los clientes, desde ese instante ya es información sensible a averías. Ese puede ser un buen momento para hacer copia. Otro ejemplo, si soy abogado y el ordenador de mi despacho lo uso a diario tendrás que hacer copias diarias. Yo en el entorno de despacho profesional y pyme aconsejo mínimo la copia diaria con algún sistema de rotación semanal.

– ¿No existen empresas especializadas en recuperación de datos? Entonces ¿para qué hacer copias?

Cierto y no hay que negar que en muchas de sus intervenciones suelen rozar el milagro recuperando información, por ejemplo, de discos que han sufrido altísimas temperaturas en un incendio. Es una opción, pero piensa que es la última opción (no siempre se consigue recuperar la información)… es como si los 10 jugadores de un equipo de fútbol se ponen a tomarse un bocadillo en pleno partido y dejan toda la responsabilidad al portero.

– Ya que me he informado un poco más sobre las copias con este artículo voy a hacer 10 copias de cada archivo vaya que la primera copia de seguridad también se pierda.

Bueno, tampoco tenemos que perder el sueño. Lo importante es elegir soportes de buena calidad y conservarlos en lugares adecuados. No obstante los datos son de cada uno y dependiendo de su valor así deberemos actuar.

– ¿Y dónde guardo mis copias?

Esta pregunta que a priori puede parecer trivial es importante. No sólo tenemos que protegernos de la avería de nuestros dispositivos. También tenemos que tener en cuenta incendios o robos. Mi consejo es que tengas siempre una copia fuera de la oficina, bien sea en casa o incluso en la nube (servidores alojados en Internet).

No he pretendido hacer un artículo técnico, no era mi intención. Sólo he querido hacer ver que la información que hay en nuestro ordenador, o en los AZ del mueble archivador, es sensible de perderse. En Informática también tenemos que aplicar la máxima del “más vale prevenir que curar”.

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